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La nécessité de s’adapter pour surmonter la tempête

“Si l’exécution des paiements elle-même est manuelle, les entreprises peuvent s’attendre à des perturbations. Si des tiers ont recours au travail manuel pour exécuter les paiements, il y aura des perturbations”. Le PDG et co-fondateur de Tipalti, Chen Amit, a déclaré à PYMNTS. “Dans la mesure du possible, il est préférable d’utiliser des systèmes entièrement automatisés qui minimisent le travail manuel tant dans l’entreprise que dans le back office du fournisseur”. Découvrez l’approche de Tipalti dans Black Swan, un reportage spécial de PYMNTS.

Voici un extrait de Black Swan, avec la contribution du PDG et co-fondateur de Tipalti, Chen Amit.

La nécessité de s’adapter pour surmonter la tempête

Le défi le plus important des événements du cygne noir est de s’adapter rapidement aux changements. Beaucoup de ces adaptations semblent contre nature, mais celles qui s’adaptent mieux à la “nouvelle normalité” s’en sortiront mieux. Compte tenu de l’incertitude quant à l’impact que des situations en constante évolution peuvent avoir sur le monde, il est essentiel de permettre une plus grande adaptabilité grâce à des stratégies et des outils commerciaux.

La stratégie la plus élémentaire consiste à maintenir une position de trésorerie solide. Cela permet aux entreprises de disposer d’une base à partir de laquelle elles peuvent tenir bon. Idéalement, une organisation a construit cela avec des finances intelligentes pendant les périodes de prospérité. Il est important pour une entreprise d’évaluer les scénarios possibles et de procéder aux ajustements qui assureront sa viabilité à long terme.

Les investisseurs vont probablement se replier (comme ils l’ont fait lors des deux précédents événements du cygne noir), et les entreprises devront très probablement être autonomes.

Une fois que cette solvabilité est en place, l’organisation doit évaluer à quoi ressemble la “nouvelle normalité”. Quels ajustements doivent-ils faire maintenant que leurs équipes travaillent à domicile ? Quels processus reposaient sur une interaction humaine physique qui ne peut plus se produire aussi régulièrement maintenant ? Si l’on s’attend à ce que l’efficacité de l’équipe diminue pendant la période d’ajustement initiale, comment l’entreprise peut-elle aider grâce à l’automatisation ?

La finance est l’un des domaines qui peuvent bénéficier énormément de l’automatisation. Plus que jamais, les PDG, les conseils d’administration et les investisseurs s’attendent à ce que le bureau du directeur financier pousse l’entreprise à faire plus avec moins, non seulement pour leur département financier mais pour l’ensemble de l’organisation.

Dans la mesure du possible, les entreprises doivent se décentraliser tout en assurant le contrôle. Elles peuvent laisser les fournisseurs monter à bord eux-mêmes, remplir les formulaires fiscaux, saisir les données de paiement et répondre aux exceptions. Cela leur permettra de gagner du temps, de mieux contrôler les fournisseurs et de réduire au minimum les risques d’erreur (après tout, les fournisseurs sont les mieux placés pour connaître leurs propres informations).

Si les flux de travail sont manuels (que la communication soit numérique ou non), une entreprise peut s’attendre à des perturbations. Si une organisation compte sur une personne pour résumer les informations et gérer la collecte d’informations et les approbations, elle peut s’attendre à des perturbations. La meilleure solution est de s’appuyer sur des systèmes automatisés qui peuvent rationaliser la collecte d’informations et les approbations.

Si l’exécution des paiements est elle-même manuelle, les entreprises peuvent s’attendre à des perturbations. Si des tiers ont recours au travail manuel pour exécuter les paiements, il y aura des perturbations. Dans la mesure du possible, il est préférable d’utiliser des systèmes entièrement automatisés qui réduisent au minimum le travail manuel tant dans l’entreprise que dans le back-office du prestataire.

Ce n’est pas pour rien que les comptes créditeurs (PA) sont systématiquement identifiés comme la fonction financière la plus chronophage.

Un nombre croissant de solutions FinTech sont maintenant disponibles pour réduire de manière significative l’effort manuel nécessaire pour gérer l’opération de paiement des fournisseurs. Les banques sont excellentes pour déplacer des fonds dans un modèle de type “un à un”, mais toute opération de type “un à plusieurs” à l’échelle est problématique. Cela nécessite souvent du personnel supplémentaire pour traiter les PA et les décaissements, dont la plupart impliquent la mise en place et le suivi des transferts (ACH américain, virement électronique, transferts bancaires locaux/ ACH mondial, PayPal, chèques papier, etc.) ). Cela peut paraître simple, mais s’assurer qu’un fournisseur est payable et disposer de ses données d’acheminement bancaire correctes peut impliquer un travail de détective et des compétences en matière de communication sortante, activités pour lesquelles les financiers ne sont pas bien adaptés.

Dans un climat changeant où des facteurs inconnus peuvent affecter les paiements transfrontaliers et les chaînes d’approvisionnement, le risque de défaillance des paiements et de problèmes réglementaires augmente avec l’intervention manuelle. Il est essentiel d’examiner les outils d’automatisation des paiements électroniques qui répondent aux besoins des entreprises en matière de paiement.

Beaucoup perdent encore de vue le fait que l’automatisation de la comptabilité fournisseurs est plus qu’un simple traitement des factures. Le PA comprend l’intégration et la gestion des fournisseurs, la conformité fiscale, les paiements aux États-Unis ainsi qu’à destination et en provenance de nombreuses régions géographiques, la fraude et les contrôles financiers, le rapprochement des commandes et des paiements. La résolution des factures est difficile, mais il est tout aussi difficile d’exécuter les paiements, et il faut tout autant de temps pour rapprocher les données de paiement dans les ERP. Les solutions d’automatisation des PA les plus modernes offrent un niveau d’intelligence artificielle (IA) qui améliore la capacité d’adaptation nécessaire pour faire face à l’évolution des conditions à chaque étape du processus de paiement.

La leçon à tirer des événements passés du cygne noir en 2001 et 2008, et maintenant de COVID-19, est de permettre une adaptation rapide et continue, de reconnaître la “nouvelle normalité” et d’être ouvert au changement.

Lisez le point de vue des dirigeants sur la crise COVID-19 à Black Swan.

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RAPPORT PYMNTS : GIG ECONOMY TRACKER – AVRIL 2020

Les entreprises investissent environ 11 heures de temps pour trouver des talents pour chaque 40 heures de travail qu’elles reçoivent. Cet écart devient rapidement d’autant plus intolérable que les entreprises ont du mal à recruter dans le cadre de la pandémie actuelle. Dans le dernier Gig Economy Tracker, Marlon Litz-Rosenzweig, co-fondateur et PDG de la plateforme de freelance WorkGenius, explique comment les places de marché sont particulièrement bien placées pour aider à résoudre ce problème.