Utiliser les chèques, les paiements en ligne pour un approvisionnement plus rapide


Les dirigeants hésitent souvent à démanteler les infrastructures de comptes clients (AR) et de comptes fournisseurs (AP) établies de leur entreprise pour mettre en œuvre de nouvelles technologies de paiement.

Une telle prudence est généralement de mise dans les opérations interentreprises, où les chaînes d’approvisionnement ont été soigneusement cultivées pour assurer des collaborations durables. Les entreprises constatent cependant que leurs processus de paiement sont devenus plus complexes pour répondre aux besoins des clients numériques mondiaux, 73 % des acheteurs interentreprises déclarant avoir cherché des expériences d’achat qui imitent celles du secteur des entreprises à grand public. Cela signifie que le fait de ne pas s’adapter à de tels besoins peut introduire des frictions qui frustrent les relations de travail.

Cependant, de nombreuses entreprises ne sont pas prêtes à renoncer aux chèques papier, d’autant plus que les craintes de fraude aux paiements B2B numériques se multiplient. Elles cherchent donc à relier les paiements par chèque à des réseaux numériques qui peuvent suivre plus précisément les données de paiement, ce qui implique souvent l’envoi de factures numériques ou l’utilisation d’outils automatisés pour une vérification d’identité plus rapide une fois les contrôles finalisés.

Les données générées dans les paiements de routine par les canaux numériques augmentent en volume, et les entreprises veulent avoir un accès rapide à ces informations. Cela a incité beaucoup d’entre elles à expérimenter des systèmes en ligne pour leurs processus de RA et de PA, mais les chèques restent le choix habituel et attendu pour les paiements.

Les chèques jouent un rôle établi dans les paiements interentreprises depuis des décennies, et il est peu probable que cela change bientôt. Les petites et moyennes entreprises (PME) estiment que les paiements numériques sont coûteux et relativement peu éprouvés, tandis qu’elles estiment que les chèques – qui représentent 80 % des paiements interentreprises – offrent des avantages évidents. Cela s’explique en grande partie par le fait que la rédaction, l’émission ou le traitement des chèques sont familiers et faciles à comprendre. La création d’un chèque coûte environ 82 cents en moyenne, contre 13 cents pour un paiement électronique, mais certaines entreprises estiment que les chèques répondent mieux à leurs besoins de paiement interentreprises que les options numériques, malgré le surcoût. D’autres les utilisent parce qu’elles ne disposent pas des fonds nécessaires pour passer aux méthodes numériques.

De nombreuses entreprises ne peuvent pas passer des systèmes de RA et de PA établis à des solutions numériques, tandis que d’autres ne souhaitent peut-être pas effectuer de tels changements. Les préoccupations budgétaires, les questions d’infrastructure et les soucis de sécurité les incitent à aborder lentement et prudemment ces innovations. La plongée suivante examine la manière dont les entreprises répondent aux demandes de transactions plus rapides, expérimentent les technologies de facturation électronique et de balayage de chèques en ligne et trouvent des moyens de maintenir les chèques papier dans les paiements interentreprises.

Coûts des paiements numériques et problèmes de fraude

Les entreprises attendent peut-être de pouvoir vérifier les paiements, mais une enquête réalisée en 2018 a révélé que 89 % des entreprises prévoyaient de créer ou d’adopter des stratégies commerciales axées sur le numérique. Celles qui exigent des documents papier ont eu du mal à analyser les données essentielles en temps voulu, d’autant plus que leurs partenaires se sont habitués à la rapidité et à la facilité d’utilisation des solutions numériques dans le cadre de leurs activités. Les services qui s’appuient sur des processus de réception, de numérisation et de filtrage à forte intensité de papier se trouvent maintenant gravement désavantagés par rapport à ceux qui ont adopté des outils numériques complémentaires, car ces derniers peuvent rapidement et facilement classer les informations sur les clients et les données de paiement.

Ces outils numériques présentent également d’autres avantages, en permettant aux entreprises de continuer à utiliser les paiements par chèque lorsqu’elles n’ont pas les budgets nécessaires pour passer à des alternatives numériques. L’intégration des paiements numériques peut être coûteuse pour les PME qui n’ont pas mis à jour leur infrastructure depuis plusieurs années. Les nouveaux rails de paiement offrent davantage de données, mais cela signifie qu’ils nécessitent également des mesures de sécurité plus strictes et des coûts initiaux importants. Les dirigeants doivent peser ces dépenses avant de remplacer complètement les chèques par des méthodes numériques.

Cependant, d’autres préoccupations empêchent les PME de mettre en œuvre de nouveaux processus de paiement. Les paiements numériques peuvent faire l’objet d’escroqueries différentes de celles qui visent les chèques. En 2019, 81 % des entreprises ont été victimes d’escroqueries aux paiements, les tentatives de fraude au crédit ACH représentant par exemple plus d’un cinquième de ce total.

Soixante-quinze pour cent des entreprises ont entre-temps été visées par des attaques de compromission de courriels commerciaux en ligne (BEC), des stratagèmes dans lesquels de mauvais acteurs se font passer pour des représentants de l’entreprise, envoient des courriels contenant des bons de commande frauduleux ou incluent de fausses factures numériques pour que ces entreprises envoient des fonds. Ce type de fraude est souvent écrasant pour les PME, avec une récente escroquerie BEC qui a permis de voler 7,3 millions de dollars à une entreprise pharmaceutique française.

De nombreuses entreprises cherchent maintenant à associer les avantages des chèques papier à ceux des solutions de documentation numérique des comptes clients et des comptes fournisseurs, ce qui peut les aider à éviter les coûts et les fraudes potentielles qui accompagnent la création d’infrastructures de paiement entièrement nouvelles. Cette évolution oblige les entreprises à examiner des technologies telles que les scanners de chèques, les outils de conversion de chèques en ligne ou le passage à des solutions de facturation électronique ou à des produits de PA en ligne, qui représentent une opportunité B2B de 950 milliards de dollars, selon une étude de 2018. Les entreprises de toutes tailles recherchent des technologies qui peuvent les aider à envoyer plus rapidement les données et documents nécessaires à ces paiements.

Les technologies numériques soutiennent les chèques papier

Les entreprises analysent comment des outils comme la facturation électronique et les scanners de chèques peuvent les aider à accélérer les paiements. Les processus de documentation des paiements B2B ou de vérification de l’identité sont souvent plus longs que les paiements, car les informations concernées doivent être examinées et approuvées par plusieurs employés avant que les chèques puissent être envoyés.

Les entreprises recherchent des outils qui peuvent réduire le temps nécessaire pour mener à bien ces processus, la facturation électronique permettant aux entreprises de recevoir la documentation beaucoup plus rapidement et de stocker les données sur des serveurs en ligne. Des entreprises comme le prestataire de services de RA Invoiced proposent des solutions logicielles pour télécharger ces documents dans le nuage, par exemple. Ces solutions utilisent ensuite l’automatisation pour examiner rapidement les informations de la facture, ce qui permet aux employés de consulter des données détaillées et de finaliser les paiements sans avoir à trouver et à traiter manuellement ces détails.

La facturation électronique comporte cependant quelques pièges. Les États-Unis ne disposent pas de normes nationales sur la manière dont les départements de l’AP peuvent soumettre leurs factures en ligne, ce qui peut entraîner une certaine confusion. Les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures dans de nombreux formats de données, ce qui signifie que les entreprises devront les convertir dans leurs propres formats ou normes, ce qui les ramènera à leur point de départ en ce qui concerne le traitement manuel des factures, qui prend beaucoup de temps.

D’autres technologies transforment les chèques papier en chèques électroniques, et ces outils représentent une progression pour les entreprises qui veulent offrir à leurs partenaires des vitesses plus rapides et un support numérique plus important sans pour autant revoir complètement leurs infrastructures de paiement. Les chèques électroniques coûtent moins cher à traiter que leurs prédécesseurs papier et réduisent les délais entre l’envoi des chèques et la finalisation des paiements, ce qui pourrait les rendre attrayants pour un plus grand nombre d’entreprises à l’avenir.

Le coût, les longs délais de traitement et les frictions de paiement sont les principales raisons pour lesquelles les entreprises devraient mettre en œuvre les technologies numériques, mais les entreprises recherchent des solutions en ligne qui prennent toujours en charge les chèques. Les entreprises doivent donc opter pour les innovations qui les aideront à créer les chaînes d’approvisionnement les plus efficaces dans les plus brefs délais, et pour beaucoup, cela implique encore l’utilisation de chèques.

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TABLE RONDE DE PYMNES EN DIRECT : MARDI 5 MAI 2020 | 12H (ET)

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